SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“SUMBER DAYA INFORMASI”

           1.      Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of Information System yang lazim disngkat MIS. MSI adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajamen.

A.     Konsep Sistem

Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam rngka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila satu unit macet atau terganggu unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang ditetapkan tersebut.

Dalam suatu sistem, manajer memiliki suatu kerangka pemikiran dan sistem juga dapat membantu mengawasi keruwetan sistem yang ada. Sistem membantu masalah yang esensial dan rumit sehingga nantinya dapat bekerja di dalam lingkungan tempat dioperasikannya.

Merupakan hal yang sangat penting untuk mengenal karakteristik  secara bulat dan utuh dari sistem tertentu, termasuk didalamnya adalah realitas bahwa tiap sistem memiliki masukan (input) maupun keluaran (output) dan dapat dipandang sebagai suatu unit yang bekerja dengan sendirinya.

B.     Konsep Informasi

Informasi mempunyai manaat dan mempunyai peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tanpa ada satu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan eektif. Tanpa tersedianya informasi, para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

Informasi adalah segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan atau manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan.

C.     Konsep Manajemen

manajemen adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia,material, dan metode (3M: Men, Material, Method) berdasrkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif.

Secara operasional manajemen dapat diartikan sebagai pelaksan fungsi-fungsi unit-unit dalam organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pekerjaan unit masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efektif dan efisien.

            2.      Sumber Daya Informasi

A.     Pengertian Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumber daya informasi (IRM: iformation resources management) adalah sebuah kegiatan yang diikuti oleh seluruh tingkatan manajer dengan maksud untuk mengenali dan mengelola sumber daya informas yang diperukan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang didasarkan pada beberapa persyaratan.

Manajemen sumber daya informasi adalah sebuah konsep manajemen sistem informasi yang mengatur manajemen dan tugas fungsi sistem informasinya ke dalam lima bentuk dimensi.

Manajemen strategis

Teknologi informasi harus dikelola untukmemberikan perusahaan tujuan-tujuan dan keuntungan yang strategis dalam persaingannya, tidak hanya berbentuk efisiensi operasional atau pendukung keputusan saja.

Manajemen operasional

Teknologi informasi dan sistem informasi dapat dikelola melalui susunan fungsi organisasi berdasarkan pada cara dan fungsi serta teknik kepemimpinannya dan biasanya menggunakan seluruh unit bisnis lainnya.

Manajemen sumber daya

Data dan informasi, perangkat keras dn perangkat lunak, jaringan telekomunikasi dan personil sistem informasi adalah sumber daya organisasi yang penting yang harus dikelola, seperti halnya modal bisnis lainnya.

Manajemen teknologi

Seluruh teknologi yang fungsinya mengolah, menyimpan, dan mengkomunikasikan data dan informasi perusahaan secara menyeluruh harus dikelola sebagai sistem yang terintegrasi pada sumber daya organisasi.

Manajemen pendistribusian

Mengelola pengguna sumber teknologi informasi dan sistem informasi dalam unit usaha atau bisnis adalah kunci dari para manajer, tidak masalah pada fungsi atau tingkatan mereka dalam organisasi.

Berikut James A. O’ Brien (1999:573) menggambarkan IRM dalam suatu diagram di bawah ini.

B.     Pengelola Sumber Daya Informasi

Unit  khusus yang menangani sumber daya informasi disebut dengan layanan atau jasa informasi, yang dikelola oleh seorang manajer yang dapat saja berstatus wakil direktur. Kenyataannya yang terjadi sekarang ini adalah perusahan atau organisasi mengadakan pelayanan informasi sebagai wilayah fungsi utama dan juga menyertakan manajer papan atas dalam kelompok seleksi eksekutif, di antaranya komite eksekutif, yang fungsinya membuat keputusan penting di perusahaan. Pengelola ini dapat disebut sebagai kepala kepegawaian informasi.

C.     Jenis-jenis Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen Sumber daya informasi, terdiri atas lima jenis utama sumber daya, yaitu personil atau manusia, bahan-bahan, mesin, uang, informasi termasuk data. Keempat jenis yang pertama disebut juga sumber fisik (personil atau manusia, bahan-bahan, mesin, dan uang) adalah sumber nyata (tangible/nyata) karena secara fsik ada serta dapat dirasakan. Jenis sumber yang kelima atau sumber pengertian ialah informasi (intangible/tidak nyata), tidak berbentuk nyata. Disebut sumber pengertian karena dibutuhkan pemahaman untuk menguasai sumber-sumber lainnya. Manajer menggunakan sumber pengertian untuk mengelola sumber fisik. Bidang sistem informasi sebenarnya mencakup banyak teknologi yang sangat rumit, konsep perilaku abstrak/tidak terlihat, dan penggunaan yang khusus dalam ruang lingkup bisnis/usaha dan non bisnis/non usaha yang tak terhitung banyaknya.

Gambar di bawah ini (Jerome Kanter, 1984:40) menjelaskan peran informasi dalam alur profesional perusahaan/organisasi di samping uang, personil/manusia, bahan-bahan dan mesin (fasilitas).

D.    Bentuk Sumber Daya Informasi

Upaya pertama untuk menggunakan manajemen informasi terpusat pada data. Pandangan bahwa data dan informasi adalah sumber daya yang dikelola, sebagaimana sumber daya mana pun, masih lazim (prevalent) dan menunjukan sebuah pendekatan yang positif untuk pengguna komputer.

Bentuk dasar sistem informasi menunjukan bahwa sebuah sistem informasi terdiri atas lima sumber daya utama, yakni:

1.      Manusia (ahli informasi dan pemakai);

2.      Perangkat keras komputer;

3.      Perangkat lunak komputer;

4.      Basis data (data dan informasi);

5.      Jaringan (fasilitas).

Sumber Daya Manusia

Manusia diperlukan dalam seluruh operasi sistem operasi. Sumber manusia termasuk; pemakai terakhir dan ahli sistem informasi.

Pemakai terakhir (disebut juga pemakai atau klien) adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan. Mereka dapat saja akuntan, penjual, insinyur, tata usaha, pelanggan, atau manajer. Kebanyakan dari kita adalah pemakai akhir sistem informasi.

Ahli sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka itu adalah analis sistem, pemrograman, pelaksana komputer, dan tingkat manajemen lainnya;  bagian teknik serta personil tata usaha sistem informasi. Singkatnya, analis sistem informasi merancang sistem informasi brdasarkan persyaratan informasi dari pemakai akhir, pemrograman menyiapkan program komputer berdasarkan perincian dari analis sistem dan pelaksana komputer mengoperasikan sistem komputer yang besar/kecil.

Sumber Daya Perangkat Keras

Konsep sumber daya perangkat keras meliputi seluruh perangkat fisik dan bahan-bahan yang berkaitan dengan pengolahan informasi. Hal tersebut tidak hanya meliputi mesin, seperti komputer dan peralatan lainnya, tetapi juga seluruh alat perantara/media data supaya seluruh obyek data tersebut tercatat/terekam, mulai dari kertas hingga ke disket magnetik.

Contoh perangkat sistem informasi berbasis komputer, yaitu;

1.      Sistem komputer, terdiri atas unit pengolahan terpusat (CPU/Central Processing Unit) yang mengandung pengolah mikro (micro processor) dan semacam penghubung peralatan (interconnected peripheral devices), seperti kabel dan modem. Contoh sistem komputer adalah sistem komputer mikro (microcomputer systems), sistem komputer ukuran menengah (midrange computer systems), dan sistem komputer mainframe (large mainframe computer systems).

2.      Peralatan Komputer, seperti peralatan papan kunci (keyboard) atau penggerak elektronik atau kursor (mouse) untuk memasukan  data dan perintah, sebuah layar video (video screen) atau pencetak (printer) untuk keluaran (output) informasi dan kepingan magnetik (magnetik disk) ataupun kepingan optik (optical disk) untuk menyimpan sumber daya-sumber daya data.

Sumber Daya Perangkat Lunak

Konsep sumber daya perangkat lunak termasuk juga seluruh perangkat perintah pengolahan informasi. Konsep umum (generic concepts) perangkat lunak ini tidak hanya termasuk perangkat perintah (instruction) pengoperasian yang dinamakan program, yang berfungsi untuk mengarahkan dan mengendalikan perangkat keras komputer, tetapi juga perintah-perintah pengolaha informasi yang diperlukan orang yang dinamakan tata cara (prosedures).

Berikut adalah contoh sumber daya-sumber daya perangkat lunak:

1.      Sistem perangkat lunak, seperti program sistem operasi (windows, linux, unix, dan lan-lain) yang berfungsi mengendalikan dan mendukung sistem operasi komputer.

2.      Aplikasi perangkat lunak, yaitu program yang mengarahkan untuk penggunaan khusus oleh pemakai akhir tertentu. Contohnya adalah sebuah program analisis penjualan, sebuh program penggajian, dan sebuah program pengolahan kata (lotus, microsoft word, open office, dan lain-lain).

3.      Tata cara, yaitu pengoperasian perintah untuk orang-orang yang akan menggunakan sebuah sistem informasi atau sebuah perangkat lunak (pascal, HTML, dan lain-lain).

Sumber Daya Data

Data mempunyai arti lebih besar dari sekedar bahan mentah sistem informasi. Konsep sumber daya data telah diperluas oleh manajer dan para ahli sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Jadi data sebagai sumber daya yang harus dikelola dengan efektif untuk menguntungkan semua pemakai akhir dalam sebuah organisasi.

Data banyak bentuknya, termasuk berbentuk data gabungan huruf dan angka (alphanumeric), gabungan hurf dengan abjad (alphabetical), dan jenis lainnya, serta terbentuk kesatuan (entities). Data teks/tulisan, yang terdiri atas kalimat dan paragraf digunakan dalam komunikasi tertulis; data gambar, seperti bentuk grafik dan gambar; data suara (audio), suara manusia atau suara lainnya, juga merupakan bentuk data yang penting.

1.      Basis data, yang mengendalikan pengolahan dan pengeturan data.

2.      Pengetahuan dasar, yang mengandung berbgai macam bentuk, diantaranya fakta-fakta, aturan-aturan, dan contoh-contoh kasus mengenai keberhasilan pelaksanaan bisnis/usaha

Sebagai contoh, data transaksi penjualan dapat saja dikumpulkan dan disimpan dalam sebuah basis data penjualan untuk pengolahan berikutnya yang menghasilkan laporan analisis penjualan harian, mingguan, bulanan, ataupun tahunan untuk keperluan manajemen. Pengetahuan dasar dignakan melalui sistem manajemen pengetahuan dan sistem ahli untuk membagi ilmu/pengetahuan dan memberikan petunjuk keahlian pada suatu sasaran khusus.

Sumber Daya Jaringan

Jaringan telekomunikasi, seperti inernet, intranet, dan ekstranet telah berperan penting untuk keberhasilan operasi dari sekuruh jenis organisasi dan sistem informasi yang berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri atas komputer, pengolah komunikasi, dan peralatan lainnya yang saling berhubungan melalui perantara/media komunikas dan dikendalikan melalu perangkat lunak komunikas. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa jaringan komunikasi merupakan bagian sumber daya yang mendasar dari seluruh sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk sebagai berikut:

1.      Perantara komunikasi contohnya, kabel pasangan bersimpul (twisted-pair cable), kabel koaksial (coaxsial able), kabel serat optik (fiber-optic cable), sistem gelombang mikro (microwave systems) dan sistem satelit kounikasi (communication satelite systems)

2.      Pendukung jaringan, kelompok umum ini ialah seluruh manusia, perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya data yang secara langsung mendukung operasional dan penggunaan jaringan komunikasi, contohnya ialah pengolah komunikasi yang tediri atas modem dan pengolahan kerja internet, dan perangkat lunak pengendali komunikasi yang terdiri atas sistem operasi jaringan dan paket penjelajah (browser) internet.

E. Pendekatn SPIR (Strategic Planning for Information Reources/Perencanaan Stratedgis Sumber Daya Informasi)

SPIR adalah sebuah solusi pada masalah sumber daya informasi yang tidak mencukupi (inadequate information resources) agar keuntungan yang bersaingan dapat dicapai. Ketika sebuah perusahaan mencakup Spir, rencana siasat untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan bersamaan. Rencana perusahaan menggambarkan duungan yang dapat diberikan melalui jaa informasi dan rencana jasa informsai adalah menggambarkan permintaan masa depan untuk sistem pendukung.

Raymond Mcleod Jr (1995:43) menggambarkan keadaan setiap proses perencanaan yang memengaruhi lainnya.

Kehati-hatian bagi setiap personil yang berperan dalam spir sangat diperlukan karena hal ini berkaitan dengan apa yang diharapkan untuk dikerjakan ataupun untuk mengembangkan pekerjaan.

Area-area Bisnis Harus Bekerja Sama dalam Mengembangkan Rencana Strategisnya

Kerangka Dasar bagi Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Contoh Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

 sumber : http://misu025.blogspot.com/2015/10/tugas-softskill-1-sistem-informasi.html